台北市雲林同鄉會秘書處行政會議

時間：2010年.10月.22日

地點：台北市雲林同鄉會會館

出席人員：理事長廖萬隆、總幹事林朝森、執行副總幹事蔡玉真、副總幹事林義來、副總幹事張金財、副總幹事黃世育、副總幹事林水盛、副總幹事吳登輝

討論：

一、為協助各分會發展會員，理監事會、各分會會長會議以雲林同鄉所開的餐廳為主，例如，大安區位於忠孝東路，延吉街口的璽宴，也是雲林同鄉所開設。沒有餐廳也可以找場地辦桌。

請各分會會長提供雲林鄉親所開設的餐廳列冊供秘書處參考。

決議：各分會作東宴請的晚宴，應該選擇該轄區的鄉親餐廳舉辦。

二、有關這次選舉的動員問題，同鄉會幹部是共同的資源，該如何釐清比較不會有意見不合或衝突矛盾。

三、網站必須要加強，秘書處有人負責分管，每天的資訊都要立刻更新。網站資料由總幹事控管，經總幹事審批後才能PO上網站正式公告。由蔡興崋、蔡玉真與鴻億國際網站設計公司林喆辰討論決議。鴻億提出13000原預算已經由理事長、總幹事批准。

四、為了協助秘書楊雅惠處理會務，副總幹事以輪值方式排班到會館協助。必須簽到。

星期一 蔡玉真

星期二 張金財

星期三 吳登輝

星期四 林義來

星期五 林水盛

機動組：李榮周、黃世育、吳元進

五、幹部、理監事生日的時候，秘書處應該寄送生日卡。婚喪喜慶照以往規範是致贈花籃盆栽。

六、會長聯誼會時必須先訂蛋糕，利用分會開會的時候慶生。

七、已經通過出版季刊，請何希雀協助編輯相關事宜。

八、會員招募制訂辦法，廣納會員，參加會議、吃飯就必須是交錢的會員。門檻放寬，有一些人先入會免繳費的會員，邀請傑出鄉親演講，印製招募會員的宣傳品廣納會員。

九、理事長意見：會館場地整頓清潔，該寄出去的獎盃、勳章、書籍，必須立刻寄出去。從今天起立刻整理整頓，每一屆兩年期任只有730天，天天都在倒數。希望秘書處每天要記錄相關事宜，會務人員工作列清楚，志工要排班打卡。

秘書處人員的工作與職掌：

一、 總幹事：秉承理事長與理事會之命，辦理本會之事務。並考核秘書處會務人員之表現。

二、 財務長：編審本會各項活動之財務。

三、 會計長：審計各項活動之財務報表。

四、 副會計長：協助會計長審計各項活動之財務報表。

五、 副總幹事：秉承總幹事之命，輔導分會會務之發展與總幹事交 付之任務。

六、 文書組：擬訂本會對內及對外之發文內容，經總幹事及理事長核可後，交秘書人員發文。會訊與特刊之編輯，並負責訓練各分會文書人員之文書處理。

七、 會計組：協助秘書人員，處理本會財務報表之登錄。

八、 秘書：秉承理事長與總幹事之命，處理本會之行政事務、帳表登錄、日常例行事務之連絡與協調事宜。

九、 攝影組：本會各項會議及活動之攝影與編輯。

十、 志工隊：本會舉辦大型活動時之協助。

副總幹事輔導之分會